به عنوان یک مدیر  IT، وظایف شغلی شما به مراتب از عنوان شغلی شما فراتر خواهد بود. شرکت شما مانند هر تجارت دیگری با استفاده از نوآوری های موجود در عرصه تکنولوژی به فعالیت های خود ادامه می دهد. زمانی که سیستم های شما با مشکلی روبرو شوند، تجارت شما از کار باز می ایستد.

بنابراین شما به عنوان یک متخصص در زمینه تکنولوژی، تنها مسئول مدیریت تیم ها را برعهده نخواهید داشت. بلکه شما باید تمام سیستم های فعال در سیستم اتوماسیون اداری را زیر نظر داشته باشید و از عملکرد صحیح آن ها اطمینان حاصل کنید.

در حقیقت مسئولیت بزرگی بر دوش شما نهاده شده است اما خوشبختانه انجام این مسئولیت با استفاده از ابزار ها و سیستم های خودکار به مراتب ساده تر شده است.

در ادامه به ۱۰ سیستم برای اتوماسیون اداری که ابزار های لازم را در اختیار مدیران IT قرار داده اند اشاره خواهیم کرد. این مدیران با استفاده از برنامه ها  بسیار ساده تر از گذشته تیم ها را مدیریت کرده و تجارت را به خوبی به جلو می رانند. به این ترتیب بازده شرکت به شدت افزایش می یابد.

۱۰ تا از بهترین ابزار های اتوماسیون اداری

این ابزار ها، شامل سیستم ها و نرم افزار هایی هستند که وظایف محول شده به یکایک کارکنان مجموعه را تحت تاثیر قرار می دهند. تاثیرات فوق محدود به یک سازمان یا مجموعه نمی شود. بلکه استفاده از این نرم افزارها بسیار فراتر از این رفته و برای افزایش بازدهی و حل مشکلات رایج در سازمان به کار برده می‌شود. از این گذشته،   تعیین وظایف روزمره مانند بازیابی کلمات عبور، استخدام نیروهای جدید مدیریت سیستم ها و دستگاه ها و رزرو اتاق کنفرانس توسط سیستم های اتوماسیون اداری به انجام می رسد.

 در فهرست هایی که توسط مدیران آی تی برتر در مشاغل و تجارت های بزرگ جهان تدوین و تهیه شده است ابزارهای زیر بالاترین رتبه را به خود اختصاص دادند.

سیستم اتوماسیون اداری با به کار گیری این برنامه مدیریتی روند انجام کارها را برای کاربران حاضر در ادارات به مراتب ساده تر کرده است. استفاده از این نرم افزار ها در سیستم اتوماسیون اداری، فضای مطلوبی را برای  ذخیره سازی اطلاعات و ورود اطلاعات در ابزارهای جستجو به خوبی تامین کرده است. به این ترتیب دیگر نیازی به استفاده از برچسب های متعدد برای به خاطر سپردن رمزهای عبور وجود ندارد. چرا که کارکنان در شرکت شما می توانند با استفاده از  این برنامه اطلاعات مربوط به کلمات عبور را به خوبی ذخیره کنید. بنابراین رمزهای عبور تقویت شده و تنها نیاز به خاطر سپردن یک رمز عبور وجود خواهد داشت.

علاوه بر این، این برنامه امنیت تجارت شما را به مراتب افزایش خواهد داد. سیستم در صورت مشاهده رمز عبور ناکارآمد، کارکنان شرکت را مطلع می‌کند.  کارکنان قادر خواهند بود که رمز عبور مناسب و ایمنی را برای ورود به برنامه های متفاوت برگزیند از این گذشته این برنامه امکان ورود دو مرحله ای به سایت ها و نرم افزارهای متفاوت را ممکن ساخته است علاوه بر این شما می توانید با  ایجاد کلمات کلیدی دو مرحله ای امنیت استفاده از نرم افزار ها را به مراتب برای کارکنان تجارت ها ممکن می کند. از این رو میزان ایمنی شرکت شما به مراتب افزایش پیدا خواهد کرد.

 این برنامه نیاز به بازیابی کلمات عبور و به کلی از میان برداشته است. از آنجا که کارکنان برای استفاده از برنامه های متفاوت تنها نیاز به خاطر سپردن یک کلمه عبور دارند احتمال فراموش کردن یا از دست دادن رمز عبور از بین می رود. بازیابی رمز های فراموش شده در این نرم افزار نیز به خوبی ممکن شده است

.

.BetterCloud

مطالعات انجام شده در حوزه کیفیت استفاده از برنامه‌های مورد استفاده در اتوماسیون اداری مشخص کرده است که این سیستم ها با ایجاد رابط کاربری ساده مدیریت وظایف و کارکنان حاضر در شرکت ها را به کلی متحول ساختند.

 نرم افزار better Cloud  یکی از نرم افزار های به کار برده شده در سیستم اتوماسیون اداری است امنیت در مورد نیاز دارید شرکت ها و تجارت های بزرگ را تامین می کند.  تمام اطلاعات مربوط به مبادلات بانکی اطلاعات کارت های اعتباری اپلیکیشن های مورد استفاده در سازمان در این نرم افزار به خوبی نگهداری می شود.

 این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که وظایف محول شده  به هر یک از کارکنان را زیر نظر داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید با توجه به توانایی‌ها و تخصص‌ها هر یک از کارکنان وظایف متناسب آنها را در نظر بگیرد. این بدان معناست که نیروی انسانی منابع مالی در تجارت ها به درستی و در جهت ارتقاء بازدهی شرکت به کار گرفته می‌شود.

3.Spoke

این نرم افزار یکی از جدیدترین و بزرگترین نرم افزار های حال حاضر در زمینه اتوماسیون اداری به شمار می‌رود. شما با استفاده از این نرم افزار  در طول زمان شاهد افزایش کارایی و بازدهی  نرم افزار خواهد بود. چرا که  این نرم افزار می تواند با توجه به اطلاعات ورودی شما و وظایفی که بر عهده گرفته است، ارتقا پیدا کند.  نکته حائز اهمیت درباره آن این است که نرم افزار توسط شما آموزش می بینند. به این ترتیب در صورتی که کارکنان با سوال مواجه شوند نیاز به مراجعه به مدیر آی تی نخواهید داشت. نرم افزار، تمام اطلاعات مربوط به حوزه مدیریتی را در خود گنجانده و پاسخ های مورد نیاز را برای کارکنان فراهم خواهد کرد.

از این گذشته،  از آنجایی که امکان ارتقاء میزان داده‌های اولیه نرم افزار وجود دارد، مدیران آی تی قادر خواهند بود در مراحل مختلف، داده های  تازه ای را به بانک اطلاعات نرم افزار اضافه کنند.  نرم افزار دستیابی به اطلاعات ذخیره شده پاسخ های مورد نیاز کارکنان را در اختیار آن ها قرار خواهد داد. 

 نرم‌افزار فوق علاوه بر مزایای که برای مدیران آی تی به همراه خواهد داشت، قابلیت های فوق العاده ای را در اختیار بخش منابع انسانی قرار خواهد داد.  مدیران  بخش منابع انسانی با دسترسی به اطلاعات  کارکنان حاضر شرکت ها می توانند کیفیت رسیدگی به امور کارکنان را نیز بهبود ببخشند.

https://www.businesssoftware.ir/blog/post/176/-%D8%A7%D8%A8%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C

شرکت ایده‌آل پردازش دایا با تجربه‌ای قریب به ۲۰ سال در زمینه تولید انواع نرم‌افزار‌های اتوماسیون اداری با نگاهی نو به این نرم‌افزارها و با طرحی متفاوت اقدام به تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری دایا متفاوت از اتوماسیون‌های گذشته خود نموده، در این طرح نیازهای شرکت‌های کوچک و متوسط برای راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری جهت بالا بردن دقت در نامه‌نگاری‌ها و راندمان کاری نیروهای انسانی دیده شده و با توجه به وضعیت اقتصادی موجود قیمت‌گذاری مناسبی بر روی این نرم‌افزار لحاظ شده است. ما برآنیم به مجموعه‌های فعال اقتصادی که به اهمیت وجود سیستم اتوماسیون اداری در مجموعه‌های خود پی برده‌اند کمک کرده و با هزینه‌ای مناسب نرم‌افزاری در اختیار آنها قرار دهیم که برطرف کننده نیازهای آنها تا حد ممکن باشد.

ضمنا در تلاشیم با حذف موارد هزینه اور مانند (تعداد کاربران- بروز رسانی نرم افزار و...) صاحبین کسب و کار را در راستای بقا در این شرایط اقتصادی موجود همراهی کنیم. همچنین می توانید نرم افزار اتوماسیون اداری را در ابتدا به صورت رایگان نیز در اختیار داشته باشید و در صورت رضایت آن را خریداری کنید.

تفاوت این نرم‌افزار با دیگر اتوماسیون‌های اداری از دو منظر می‌باشد.

الف) در دیگر نرم‌افزارها نیازها بسیار گسترده دیده شده و شرکت‌های کوچک و متوسط برای استفاده از این نرم‌افزار‌های گسترده با چالش‌های پیچیده‌ای از لحاظ آموزش و امکان بهره برداری روبرو هستند در صورتی‌که در نرم‌افزار اتوماسیون اداری دایا امکانات نرم‌افزار در سطح نیاز این مجموعه‌ها دیده‌ شده که فهم و کار با این نرم‌افزار را بسیار سهل و ممکن نموده است. به عبارتی این مجموعه با حذف قسمت های کم کاربرد و یا بسیار تخصصی که برای مجموعه های کوچک تر کارآیی ندارد نرم افزار را تولید کرده است و با بررسی دقیق امکاناتی را در اختیار کاربران قرار می دهد که به صورت روزانه پاسخوگی نیاز های مجموعه شان باشد

ب) قیمت‌گذاری نیز با توجه موارد ذکر شده و البته بسیار پایین‌تر از امکانات موجود در نرم‌افزار بوده و دقیقاً با توجه به شرایط روز اقتصادی و در جهت سهولت خرید محاسبه و در نظر گرفته شده به گونه‌ای که شما با انتخاب یکی از سه روش نصب و با توجه به قدرت خرید و همچنین سقف نیازهای مجموعه خود، امکان خرید و استفاده از این نرم‌افزار را دارا می‌باشید.

از دیگر امکاناتی که برای خرید این پکیج در نظر گرفته شده می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• 1- امکان استفاده ۱۰ روزه از نسخه اصل نرم‌افزار به جای دمو جهت آشنایی کامل با محیط و امکانات آن
• 2- ارایه پکیج آموزشی رایگان
• 3- تعداد کاربر نامحدود
• 4- شش ماه پشتیبانی رایگان
• 5- امکان بازگشت بی‌قید و شرط مبلغ خرید نرم‌افزار تا یکماه پس از استفاده ( گارانتی بازگشت مبلغ خرید)

روش های نصب:

- پکیج یک نصب: نصب رایگان بر روی سرور شرکت ایده آل پردازش، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری با امکانات محدود با پرداخت آبونمان نگهداری ماهیانه(نصب ابری)

- پکیج دو نصب: نصب بدون محدودیت نرم افزار بر روی سرور شرکت ایده آل پردازش(هزینه نصب اولیه)، استفاده بدون محدودیت از نرم افزار با پرداخت آبونمان نگهداری ماهیانه(نصب ابری)

- پکیج سه نصب: خریداری نرم افزار اتوماسیون اداری و نصب بر روی سرور مشتری، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بدون محدودیت در تعداد کاربر

امکانات نرم افزار

• 1- نامه نگاری و بایگانی اسناد
• 2- کارتابل اتوماسیون اداری
• 3- اتوماسیون من – امکان مدیریت کارهای شخصی
• 4- ثبت نامه‌های وارده و صادره بر اساس نام شرکت
• 5- داشبورد مدیریتی نرم افزار
• 6- امکان طراحی و پرینت نامه های اداری بر روی سربرگ
• 7-نرم افزار مدیریت مشتریان ( به زودی )
• 8- نرم افزار مدیریت قراردادها ( به زودی )

امکانات فروش

• 1- راه اندازی و نصب (شامل هزینه )
• 2-آموزش- رایگان ( به صورت آنلاین و ارایه پکیج کامل آموزشی رایگان )
• 3- بازگشت پول 30 روز بازگشت بدون قید و شرط
• 4- تعداد کاربر نامحدود
• 5- پشتیبانی رایگان (آنلاین)
• 6- ارتقاء و بروزرسانی ها رایگان

مجموعه ایده آل پردازش دایا طبق وعده ی خود مبنی بر بروز رسانی نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت رایگان به زودی و در بهار 99 اقدام به اضافه کردن دو نرم افزار بسیار پر کاربرد کرده که می توانند خدمات بسیار مناسبی به تمام صاحبین مشاغل ارایه کنند، ارزش ریالی این دو نرم افزار بیش از 17 میلیون تومان تخمین زده شده که البته به صورت کاملا رایگان و فقط در راستای خدمت رسانی به شما عزیزان کاربر در نظر گرفته شده.

https://www.businesssoftware.ir/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب به عنوان سیستم جهانی به شکل ها و جریانات گوناگون در جهت بهبود ارتباطات سازمانی اهمیت زیادی دارد زیرا اطلاعات برای مدیران یک منبع اصلی و با ارزش است. ظهور تکنولوژی و مفاهیم جدید و امکان استفاده از اینترنت در نسل سوم سیستم اتوماسیون اداری موجب طراحی اتوماسیون اداری به بهترین شکل شد تا مدیران بتوانند با بالاترین کیفیت از هر نقطه و در هر زمان از اطلاعات سازمان خود مطلع شوند. خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) در واقع  مجموعه‌ای از روش‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری بکار می‌رود.

اتوماسیون اداری تحت وب

در حال حاضر در سراسر دنیا و حتی ایران به دلیل رقابت ها و مزایای فراوان وب تمام نرم افزارهای اداری و سازمانی به جای سیستم عامل ، به کاملترین شکل با امکانات منحصر به فرد سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می توانند تمامی فرآیندهای سازمانی را با سرعت بالا انجام و از امنیت بالایی نیز برخوردار باشند.

اتوماسیون اداری تحت وب به طور خودکار با مرورگرها در سطح رابط گرافیکی تعامل می کند، درست مثل شما، و می توانید تقریبا هر کاری که می توانید در یک وب سایت انجام دهید، مانند کلیک روی لینک ها، انتخاب از یک منو یا تایپ کردن یک  متن را انجام دهد. هنگامی که فرایندهای خود را ایجاد می کنید، سه نوع اقدام وجود دارد:

خودکار سازی مرورگر: شامل باز کردن و بستن مرورگر، مرور در صفحات و استخراج اطلاعات صفحه.
اقدامات تعاملی مهم برای خودکار سازی عناصری که مبتنی بر HTML نیستند، مانند ذخیره یک گفتگو.
اقدامات ورودی شامل حرکات موس، کلیک، و کپی / چسباندن.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

زمانی که در سازمانی از پرسنل تا مدیرعامل قبول کنند که دیگر روش های قدیمی پاسخگوی نیازهای امور اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اصلاعات باید از ظرفیت ها و روش های جدید مانند اتوماسیون های اداری تحت وب استفاده کنند باعث می شود تا شاهد مدیریت و نظم بهتر کارها باشیم .

سازمان ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در سیستم اتوماسیون اداری تحت وب محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این یکی از مهم ترین ویژگی های تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام کارها و بررسی آن ها پرداخت.

تحت وب بودن نرم افزار قابلیت استفاده از ان در هر زمان و هر مکانی را فراهم می کند و تنها ابزاری که نیاز است یک مرورگر می باشد. در زمان استفاده از این نرم افزار هر مکانی دفتر کار شماست و می توانید در هر ساعتی از شبانه روز کارهای شرکت و سازمان خود را انجام دهید همچنین این نرم افزار قابلیت پشتیبانی از تعداد زیادی کاربر و کارمند شما را دارد.

رایانه ها و فناوری به پردازش سریع داده ها، بازیابی اطلاعات آسان تر کمک می کند و در بعضی موارد - اتوماسیون می تواند کارکنان فیزیکی را کاهش یا جایگزین کند. وقتی افراد وظایف را با دست انجام می دهند، زمان زیادی صرف انجام اشتباهات انسانی میشود. هنگامی که تکنولوژی برای عملیات تکراری استفاده می شود، اشتباهات کاهش یا حذف می شود، و زمان لازم برای تکمیل کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

علاوه بر ایجاد سریعتر فرایندها، فناوری همچنین باعث می شود تا اطلاعات را به روز نگه دارید. به جای جستجو از طریق یک فایل و تلاش برای حدس زدن اطلاعات ذخیره شده برای به روز رسانی آدرس مشتری، چند کلیک از ماوس می توانید یک فایل مشتری از یک پایگاه داده را بیرون بکشید. آنچه که چند دقیقه تا یک ساعت طول می کشد، می تواند فورا انجام شود.

هنگامی که شما می دانید که چه فن آوری می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد، شانس پیاده سازی راه حل های تکنولوژیکی کسب و کار کارآمدتر را دارید. 

سیستم های مدیریت پروژه مبتنی بر وب

با توجه به وجود تلفن همراه منطقی نیست که بسیاری از کسب و کارهای مدرن، فایل ها و تقویم های مبتنی بر کاغذ را به منظور نگهداری اطلاعات و لیست های انجام شده حفظ کنند. صدها سیستم مدیریت پروژه مبتنی بر وب وجود دارد که هر لپتاپ، رایانه یا دستگاه تلفن همراه با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است.

آیا اتوماسیون اداری تحت وب برای کسب و کار شما مفید می باشد ؟

این اتوماسیون به نحوی است که امکان پوشش دهی انواع مختلف کسب و کارها و انطباق با مدل های گردش مکاتبات در سازمان ها را دارد. راهکارهای اتوماسیون اداری به صورتی تحلیل و ساخته می شود که انعطاف پذیر باشد و به طور کامل به نیازهای مشتری پاسخ بدهد.